Créez, éditez, assignez et suivez les tâches de nettoyage afin que votre propriété soit toujours prête à accueillir des invités, avec un minimum de tracas.
Qu'est-ce que la Gestion des Tâches dans Your.Rentals ?
La gestion des tâches vous permet de :
- Créer et attribuer des tâches de nettoyage aux agents.
- Suivre l’avancement des tâches pour garantir que le logement est prêt avant chaque nouvelle réservation.
Comment utiliser l’outil de gestion des tâches
Accéder à l'outil
- Accédez à la barre de menu et cliquez sur Outils.
- Sélectionnez Gestion des tâches.
- Vous verrez les options Créer un modèle de tâche ou Inviter un membre.
Inviter des membres de l’équipe
Vous pouvez inviter des nettoyeurs ou membres de l’équipe pour gérer les tâches attribuées.
- Saisir l’adresse email du membre:
- Définir le rôle : par défaut, le rôle est Nettoyeur. (Un rôle "Agence de nettoyage" avec des permissions supplémentaires sera bientôt disponible.)
- Envoyer l’invitation : cliquez sur Inviter un membre. Le système enverra automatiquement une invitation par courriel.
- L’invitation expire après un mois.
- Le membre devra s’inscrire sur le portail membres de Your.Rentals.
- Une fois acceptée, son statut passera à Actif.
4. Pour supprimer un membre : cliquez sur les trois points à côté de son nom.
Créer un modèle de tâche
Vous pouvez utiliser un modèle de tâche pour créer des tâches récurrentes pour chaque réservation. Configurez simplement un modèle universel et, à chaque réservation, nous créerons automatiquement une tâche. Suivez ces étapes pour en créer un :
- Décrivez le modèle :
- Nom du modèle : Donnez un nom clair à votre tâche pour une identification facile (par exemple, « Nettoyage de départ »).
- Instructions : Décrivez clairement la tâche de nettoyage. Par exemple, demandez un nettoyage complet de départ ou un ménage régulier. Précisez des détails comme la vérification du fonctionnement des lampes ou la propreté des appareils de cuisine. Cela permet au personnel de ménage de répondre efficacement à vos attentes.
- Attribuer la tâche :
- J'attribuerai la tâche plus tard : Sélectionnez cette option si vous n'avez pas encore invité un membre de l'équipe ou s'il n'a pas accepté votre invitation.
- Attribuer à un membre spécifique : Vous pouvez attribuer la tâche uniquement aux membres ayant déjà accepté l'invitation.
- Appliquer la tâche aux annonces:
- Choisissez la ou les annonces auxquelles cette tâche de nettoyage s'appliquera.
- Choisir quand créer des tâches
Toutes les réservations existantes et nouvelles – Des tâches seront créées pour les réservations existantes et pour les nouvelles réservations ajoutées ultérieurement.
Uniquement les nouvelles réservations – Des tâches seront créées uniquement pour les réservations ajoutées après l'activation de ce paramètre.
- Définissez l'échéance de la tâche pour garantir que le ménage soit terminé avant l'arrivée du prochain client. Vous pouvez définir des règles selon les options suivantes :
- 1 à 23 heures
- 1 à 7 jours
- Avant/après l'arrivée/le départ
5. Après avoir saisi tous les détails, cliquez sur « Créer un modèle ».
6. Modifier ou supprimer des modèles
Après avoir créé un modèle de tâche, vous pouvez le modifier ou le supprimer en cliquant sur l'icône à trois points à côté du modèle.
Si vous modifiez le modèle, les modifications ne s'appliqueront qu'aux nouvelles tâches. Les tâches existantes ne seront pas affectées.
Remarque importante : Toutes les tâches
Les tâches créées à partir de votre modèle apparaîtront dans l’onglet « Toutes les tâches » selon la règle choisie :
Si vous sélectionnez « Toutes les réservations existantes et nouvelles », les tâches liées aux réservations existantes apparaîtront immédiatement.
Si vous sélectionnez « Uniquement les nouvelles réservations », les tâches n’apparaîtront que lors d’une nouvelle réservation ; il est donc possible que vous ne les voyiez pas immédiatement.
Dans les deux cas, une fois créée, une tâche apparaîtra sous « Toutes les tâches » et le membre de l’équipe qui lui est affecté recevra une notification par e-mail.
Créer des tâches non liées à des réservations
Si vous souhaitez créer une tâche non liée à une réservation, accédez à la page « Toutes les tâches » et cliquez sur « Créer une tâche ».
Remarque : Les tâches non liées à une réservation (par exemple, le nettoyage des vitres) ne peuvent être attribuées qu’à une seule annonce à la fois.