¿Cómo utilizar Mensajes Programados y Respuestas Rápidas para comunicarme con mis huéspedes?
Al utilizar la herramienta de Mensajería de Your.Rentals, puedes intercambiar mensajes con los huéspedes cuando hacen una reserva. Es posible que encuentres que hay ciertos mensajes que envías con mucha frecuencia, por ejemplo:
- Un mensaje de bienvenida.
- Indicaciones para llegar a tu propiedad.
- Reglas de la propiedad o instrucciones para los huéspedes.
Para ahorrar tiempo, puedes crear Mensajes Programados y Respuestas Rápidas.
Cuándo usar Mensajes Programados y cuándo optar por Respuestas Rápidas:
Los Mensajes Programados se utilizan para proporcionar automáticamente la misma información a cada huésped de una propiedad específica en el mismo momento en relación con la fecha en que se realizó la reserva o la fecha de registro. Ten en cuenta que puedes agregar campos personalizados a las plantillas de mensajes para personalizar el mensaje para cada huésped.
Las Respuestas Rápidas en cambio las puedes utilizar para insertar un texto estándar cuando respondas en un hilo de mensajes 1 a 1 con un huésped. Por ejemplo, "cómo llegar a la propiedad desde el aeropuerto".
Crear un mensaje programado:
Para crear un Mensaje Programado, ve a tu página de Mensajes y selecciona "Mensajes Programados".
Dale un nombre a tu Mensaje Programado que puedas entender. Este nombre es para tu propia referencia y el huésped no lo verá.
Luego, escribe el contenido del mensaje. La versión en inglés es obligatoria, y también puedes agregar el contenido en otros idiomas. El sistema reconocerá automáticamente el idioma del huésped y les enviará el mensaje en el idioma correcto. Si la versión específica del idioma del mensaje no está disponible, entonces se enviará el mensaje en inglés.
Al redactar el contenido, también puedes agregar campos dinámicos. Los campos dinámicos son marcadores de posición que luego serán reemplazados con datos reales. Por ejemplo, puedes usar "#nombre del huésped" en tu plantilla. Una vez que el mensaje real se envíe al huésped, "#nombre del huésped" se reemplazará con el nombre real del huésped. Para agregar los campos dinámicos, escribe # y elige la opción de la lista de campos dinámicos disponibles
Pro tip: ¡Recuerda las reglas de gramática!
Cuando añades un campo dinámico a tu mensaje, el sistema automáticamente colocará un espacio después de ese campo. Si deseas añadir una coma u otro signo de puntuación, es posible que quieras eliminar este espacio. ¡Recuerda siempre seguir las reglas de gramática del idioma en el que estás escribiendo el mensaje!
Puedes añadir archivos adjuntos a tu mensaje. Los archivos adjuntos son específicos del idioma. Esto significa que debes añadir archivos adjuntos separados para cada idioma diferente. Por ejemplo, si estás escribiendo un mensaje en inglés y alemán, deberías adjuntar un archivo para cada versión en idioma.
Los formatos de archivo admitidos son JPG, JPEG y PNG. Recuerda que puedes adjuntar un máximo de 10 archivos, y todos los archivos adjuntos no deben exceder los 25MB.
Como siguiente paso, puedes agregar las reglas de automatización a tu plantilla de mensaje. Esto significa que el sistema enviará automáticamente el mensaje al huésped siguiendo las reglas que establezcas, y no tendrás que hacer nada manualmente.
Para añadir las reglas de automatización:
- Marca la casilla de verificación: Enviar el mensaje automáticamente.
- Elige el evento que desencadenará el mensaje. Hay 3 eventos disponibles:
- Reserva confirmada
- Registro de entrada
- Registro de salida
- Elige el momento en que el mensaje debe enviarse automáticamente al huésped.
Por último, puedes especificar las propiedades a las que se aplica este mensaje programado. Cuando el huésped reserve la propiedad que está conectada al mensaje programado, recibirá el mensaje segun la configuración y contetido que hayas seleccionado.
Crear y utilizar Respuestas Rápidas:
Las Respuestas Rápidas pueden ser agregadas a cualquier conversación 1 a 1 con un huésped para que no tengas que escribir el mismo contenido una y otra vez.
Para crear una Respuesta Rápida, abre una de las conversaciones con el huésped. Desde el menú de conversaciones, elige "Respuestas Rápidas". Primero, dale a tu Respuesta Rápida un nombre para que puedas encontrarla fácilmente más tarde. Luego, escribe el contenido del mensaje. También puedes añadir un archivo adjunto si lo deseas.
Una vez que guardes el mensaje de Respuesta Rápida, podrás acceder a él desde todas las conversaciones.
Para usar tus Respuestas Rápidas en una conversación específica con el huésped, abre la lista de Respuestas Rápidas seleccionando "Respuestas Rápidas" desde el menú de conversaciones. Luego selecciona el mensaje que deseas utilizar y elige "Usar Respuesta Rápida".
